豐田一頁紙極簡思考法-讀書筆記

作者淺田卓，以自己在豐田工作的經驗為基礎，反覆進行相關研究，總結出任何人都能輕易做到的「一頁紙」思維整理、信息匯總、溝通傳達的技術。這種方法不僅適用於工作的各種場景，還可以輕鬆解決日常生活中遇到的各種問題。比如製作業務計劃、會議、出差報告等資料，與同事的交流溝通，平時的日程管理，制定目標，記錄讀書心得，背英語單詞，甚至減肥，等等。

★本書核心：用「一頁紙」整理工作和生活中遇到的各種混亂信息，輕鬆整理思維，讓大腦不再混亂，提高溝通和人際交往能力。書中介紹的方法實用簡單，可操作性很強，而且適用的方面也很廣泛，可以考慮借鑑。

超簡單的總結技巧

一句話概括：整理信息和思維的技巧在於明確「對象」和「目的」，然後去寫。

改變視角

要將信息或資料整理成可以向別人解釋說明的形式」。

舉個例子：

比如我們現在要寫一個處理投訴的報告書。有位顧客投訴我們公司的商品「不好用」，我們需要總結處理情況。 你是否覺得很難下手呢？那麼假設現在的前提是「讓上司理解情況」。為了滿足這個前提，我們腦中就會浮現出幾個疑問。比如上司想知道什麼、為了讓上司滿意應該寫到何種程度、以什麼順序書寫，等等。

只要順着這幾個問題研究下去，報告就自然整理出來了。

比如，什麼時候接到的投訴，什麼產品，投訴內容是什麼，又是如何解決的，對今後解決類似事件有什麼幫助，等等。總之，就是以「讓別人理解」為前提，就能看見「總結」的方向，從而選擇和篩選信息，進而再去「整理」。

明確整理目的

a、對象：一頁紙的讀者是誰。

這裡的讀者可以是領導、下屬、其他部門人員、公司內部員工、其他公司人員、客戶，等等，首先要明確誰會閱讀你的「一頁紙」。

b、目的：思考你希望讀者閱讀完一頁紙後有何反應或行動。

比如向客戶提出新企劃案時，我們就會希望得到對方認可和同意。向上司提出公司業務優化方案時，我們就會希望自己提出的方案能夠通過。

所以，「一頁紙」的整理目的就是讓對方做出符合自己心愿的反應或行動。

比如，為了讓「讀者」認可你的企劃案，我們就要在「一頁紙」上傳達出這個企劃案最大的「賣點」是什麼。

c、準備：將同類信息進行分類 ⇒ 每組信息按大小排序。

行動優先

減少煩惱的時間，先去「寫」，行動起來！比起拼命尋找正確答案，還不如「去做」，行動起來。做完之後成功了自然是好的，就算沒成功，再試試別的方法就行了。思維整理也是同樣的道理。

整理信息和思維的工具

材料：一頁紙/ 筆記本，三色筆（書中用的是紅、藍、綠）。

Excel1——整理思維的基礎

①用綠筆畫框架（類似表格）

框架通常用A5紙或者B5筆記本，豎向畫起。根據自己要總結的信息量，可以是8個、16個、32個或64個格。當空格數量較少時，注意不要將表格畫得太大。因為對於不擅長「總結」的人來說，空格過大會不好填寫。因此，為了練習總結能力，我們應當儘量縮小空格面積。

②寫日期&主題

在左上角第一個空格里填寫日期，然後是主題。

比如寫企劃案時，你的主題可以是「企劃的賣點是什麼？」「應該體現出什麼信息？」，等等；如果是出差報告的話，你的主題可以是「出差時都做了些什麼？」「出差的成果？」等等。

③關鍵詞填空

根據主題用藍筆填寫答案，將想到的關鍵詞全部填入空格內。原則是一個空格中只填一個關鍵詞。從時間角度來說，一次90秒到3分鐘。從時間和空間兩個角度設下限制，可以提高整理思維的注意力。

④以整理過的信息為基礎整理思考

根據自己寫出的關鍵詞，思考「這一點中最重要的三件事情是什麼」「按照重要程度應如何排序」「按照時間應如何排序」等等，用紅筆寫下你的「答案」。（位置分別為主題的右、下、斜下方）。

比如，對於「這一點中最重要的三件事情是什麼」這一問題，我們只需將回答用紅色筆圈起來。對於「按照重要程度應如何排序」這一問題，我們只需用紅色筆對關鍵詞進行標號即可。

Logic3――總結、知曉、傳達

「Logic3」簡單來說指的是「有邏輯地整理思考，簡單易懂地傳達」的「一頁紙」框架。（1P? 是1Phrase? 的簡稱，意思是「用一句話總結的話？」）（Q：對方想知道的問題）

①畫框架

用綠色筆畫出框架，形狀與Excel1表格相同。

②寫日期、主題、「1P?」「Q1?」「Q2?」「Q3?」、標註箭頭並排序

左上角空格用綠色筆填寫日期和主題。然後寫上「1P?」「Q1?」「Q2?」「Q3?」，標註箭頭並排序。這裡假設我們要寫「投訴報告書」，主題是「投訴報告」。

③綠筆填寫 Q1?、Q2?、Q3?

④藍筆填寫 Q1? ～Q3? 的答案

填寫答案時，也要將答案控制到3個以內，時間總計3~10分鐘。

⑤標記用紅筆

【實踐篇】一頁紙的工作技巧

合理安排日程

為了不做無用功，我們就要創造一個不用勉強工作的環境，為此我們要把握工作的情況，減少工作的不均衡。（將時間可視化）這裡以主題為「接下來兩個月要做的事？」 為例（Excel1）

①製作框架

②填寫未來兩個月的主要工作。

可以不按時間順序，想到什麼寫什麼。

③根據完成期限，給各項標出不同的符號。

比如制訂4月到5月這兩個月的工作計劃表：

4月中旬之前完成的工作…○（無角）

4月下旬之前完成的工作…△（三角）

5月中旬之前完成的工作…□（四角）

5月下旬之前完成的工作…☆（五角）

④給每項工作標符號

確認每個工作的完成時間，用紅色筆標出符號。6月以後完成的工作可以不畫任何符號。

⑤艱巨的工作畫雙重符號

內容複雜或者需要大量時間完成的工作需要畫雙重符號（比如原來是○，那就在原來的基礎上再畫一個○）。

⑥確認

符號畫完之後，整體確認一下符號分布是否平衡。如果○過多、△過少，就要考慮調整工作計劃表。

調整工作計劃表的方法有兩個：

（1）調整完成時間。 （2）交給其他人。

學會給工作排序（Excel1）

①畫框架，填寫日期和主題

用綠色筆製作「Excel1」的框架。空格數為16或32，根據工作量自由調整。

②填寫「今天要做的事」

左上角的空格內填寫日期和主題，主題為「今天要做的事？」。

③給重要的事情（最多三個）畫○

④給緊急的事情（最多三個）畫△（可以是畫過○的）

⑤給「可以交給其他人做的事情」畫斜線

「畫○和△且沒畫斜線」的就是優先度最高的工作。優先度第二高的就是「畫○或△且沒畫斜線」的工作。「畫○或△且畫了斜線」的就可以找其他人來做。

需要問的三個問題：

（1）最重要的事情是？

（2）最緊急的事情是？

（3）可以找其他人做的事情是？

也就是說，（1）是重要程度，（2）是緊急程度，只有（3）不同。

準備協商和面談

①製作Excel1的框架，填寫主題

「對方可能會問的問題」。

②給最可能會問的前三個問題畫圈

沒畫圈的問題可以在空白處簡單寫一下如何回答。

③製作Logic3 的框架，填寫「1P?」

④填寫Q1? ～ Q3?

將Excel1中選出的三個問題分別填入Q1? ～Q3? 中。

⑤填寫Q1? ～Q3? 的答案

用藍色筆分別填寫「Q1?」～「Q3?」的答案。

我們寫』在資料上的是商業用語，但在思考如何寫、寫什麼的時候儘量用日常用語」。這是因為「商業用語」過於生硬，有時會影響自己的思考，所以在準備階段儘量用「日常用語」，能使過程更加輕鬆，更容易帶來好結果。

【實踐篇】整理資料的技巧

整理出差報告

如果出差報告書的頁數很多的話，最好是加入摘要。不看資料，只要看摘要就能大致了解資料的內容。我們應該「節省對方的時間」。有的人可能覺得「加摘要=炫耀」，確實可能有一點炫耀的因素，如果你的出發點是「自己」而不是「對方」的話，那麼你的摘要可能就不是那麼簡單易懂了。

①製作「Logic3」的基本框架

這個例子中，要先填其他部分再填「1P?」，這裡先暫時什麼都不填。

②填寫「Q1?」～「Q3?」

Q1? ：這次會議的目的？

Q2? ：會議的成果？

Q3? ：今後的計劃？

一般的會議基本都可以分成這三點。

確實，「時間（When?）」「地點（Where?）」「人物（Who?）」這三個基礎信息很重要，但是從內容角度來說，「目的（Why?）」「成果（What?）」和「今後（How?）」更為重要。

「時間、地點、人物」可以在最後排版時添加進去，這裡要養成首先思考「為什麼、用什麼、如何做」這三點的習慣。

③填寫「Q1?」～「Q3?」的答案

接下來用藍色筆填寫「Q1?」～「Q3?」的答案。每個問題答案的空格都有三個，但是不必都填完，只填一個或兩個都可以。

④「1P?」中填寫總結的一句話

考慮一句總結的話，用紅色筆填在「1P?」處。接下來結合「一覽性」「框架」「主題」這三要素，將信息排列起來，整理成「一頁紙」即可。

⑤「一頁摘要」將每個會議的「1P?」整合起來

「摘要」需要用到每個會議的「1P?」中的內容。首先抽取出所有「1P?」，羅列在一頁紙上。接下來在每個「1P?」前面註明「何年何月、地點、人員和主題」等基本信息即可，製作成一份摘要。

會議前期準備

「Excel1」和「Logic3」不僅能將會議內容文字化，還能提高前期準備以及開會的效率。

①製作「Excel1」的基本框架、填寫主題

用綠色筆畫出「Excel1」的框架。可以畫8、16或32格，主題是「如何減少加班？」等等。

②填寫方案 重點與之前講過的相同，儘量機械、大量地填寫。

③給「效果最好的方案」（最多三個）畫圈。

空格填好之後，選出三個「效果最好的方案」，並畫圈。這裡的效果可以由你主觀進行判斷。

 ④給「最易實施的方案」（選出三個）畫三角 選出三個「最容易實施的方案」並畫三角。這裡也可以由你主觀進行判斷。改變符號是為了即使有重複，也能一眼就看出來。

製作會議記錄

用「Excel1」進行整理

①製作「Excel1」的框架 開會之前提前準備好「Excel1」的框架。空格數要根據開會時間調整，這裡我們以16格為例。

②記錄會議中的發言 會議開始之後，用藍色筆記下主題、主持人、參加人員的發言。發言不必一字一句地記錄，簡單易懂即可。閒聊或者與會議無關的內容可以不記錄（一定要記的話，記得提前增加空格數）。

③將發言中的重點信息畫圈

會議結束之後，用紅色筆將重要信息畫圈，三個以內最為理想。

④總結

最後思考如何用一句話總結今天的會議。如果實在想不出來的話，就用「三個重點」來總結就可以了。使用有一覽性的「Excel1」，能使會議流程「可視化」，就能解決這些問題。會議結束之後整理起來也很方便。

用「Logic3」整理

①製作「Logic3」的框架

用綠色筆畫出「Logic3的框架」，主題為「減少加班」。

②填寫「三個問題」

Q1? ：為什麼要開會？（開會的目的？→WHY?） Q2? ：都說了些什麼？（開會的內容？→WHAT?） Q3? ：今後的計劃？（今後應該怎麼做？→HOW?）

 ③填寫「Q1?」～「Q3?」的答案

用藍色筆填寫「Q1?」～「Q3?」的答案。

假設「Q1?」中填寫「員工加班時間長」「是其他部門的幾倍」「全公司都要求減少加班」。「Q2?」中填寫剛才「Excel1」中總結的「最重要的三個意見」（語言不必原封不動）。「Q3?」填寫今後的具體計劃，確認開會成果。

④「1P?」中填寫總結句

最後填寫總結性的一句話（可以填寫「Excel1」中總結的，也可以結合「Excel3」填寫其他總結句）。

用一頁紙整理混亂

制定一年的計劃

①一頁紙上畫空格（適情況而定），填寫主題（今年想做的事…）儘量多寫

自己控制時間，可以「寫3分鐘→休息1分鐘→寫3分鐘→休息1分鐘→寫3分鐘→休息1分鐘……」，這樣效率最高。

②根據「7個問題」，用紅筆標記。

（1）自己最希望實現哪件事？→○ （2）能讓對方高興的事？→△ （3）對社會有貢獻的是哪件事？→□ （4）很輕鬆就能實現的事？→☆ （5）必須實現的是哪件事？→♡ （6）只有今年能做的事？→◇ （7）今年之內必須解決的事？→▽

答案中重複率最高的那一個就是你這一年最想做的事，記號最多的「前10個」答案就是你一年的目標，然後制定完成每個目標的時間。

使自己每天成長的提升自我技巧

比起沒完成的事，只要堅持到現在為止完成的事（=做法正確的事），就會給自己的工作帶來成果。為了達成目標，最重要的就是「為之持續不斷地採取有益的行動」。只要堅持，目標總有一天就會實現。

①製作框架，填寫日期和「三個主題」

第一行寫上好的部分、不好的部分、怎樣改善…

②填寫內容

用藍色筆，寫今天（或一周/一個月）「好的部分」和「不好的部分」。

③針對「不好的部分」填寫改善措施

針對「不好的部分」思考改善措施，並用紅色筆填寫。

填完之後瀏覽整個表格，「好的部分」明天繼續做，「不好的部分」開始實施改善措施。如此一來，就成了一個「持續成長」「持續做出結果」的良性循環。

整理書/電影感想的輸入技巧（Logic3）

很多時候我們總結感想感覺很難，那是為什麼呢？這是因為我們沒有「動機或目的」。比如，如果寫情書的話，我們就會想「把自己心裡的想法傳達給對方」；如果寫辭職信的話，我們就要把「我想辭職」這個想法傳達給上司。像這樣，大多數文章都有它的動機或目的。所以別人「讓」你寫的感想中就很難產生動機或目的，所以我們就寫不出來。為了寫感想，我們就要自己找到動機或目的。比如如果是一本書的話，你的動機或目的就可以是「我要向別人推薦這本書」。

具體步驟：

①製作框架，填寫主題（書/電影名稱）

②填寫 1P? （一句話總結感想）

用一句話總結書或電影的感想，並用紅色筆填入「1P?」處。如果一開始想不出來的話，可以在「Q1?」～「Q3?」填完之後再寫。

③填寫Q1? ～Q3? （朋友可能問的問題）

比如：Q1? ：你為什麼會讀這本書？ Q2? ：你學到了什麼？ Q3? ：書里的內容怎麼應用到生活中？再比如：Q1? ：這本書哪裡好？ Q2? :（針對Q1的回答）為什麼呢？ Q3? ：這本書有什麼用？

④填寫Q1? ～Q3? 的答案

問題可以自己隨意填寫，最重要的是通過提問來整理自己的思維。動手寫，最後發現自己內心真正的想法。這種整理方法不僅能提高自己的表達能力，還有一個優點是能提高記憶力。

不管是在生活中還是工作上都大有裨益。如果大家遇到問題或者停滯不前時，不要停下來思考，而是要用「一頁紙」來重新思考。我把書中最常用的技巧整理出來，書中還有許多案例與圖表可以幫助大家更直觀的去了解這些技巧。