精準表達-讀書筆記

2個條件，4種能力，新手也能立刻打造完美方案。提交方案最主要的目的就是說服對方，讓對方採取行動。一份優秀的方案一定會具備兩個條件：合理思考和妥當表達。本書以此為切入點，歸納總結了4種能力——邏輯思考能力、驗證假說能力、設計會議能力、製作商務文本能力。只要掌握這4種能力，就能確保從方案構思到方案解說的每一個環節都萬無一失，提交的每一份方案都能發揮絕大的影響力。

提交方案的能力

所有人都會面臨提交方案的場合。如果缺乏書面溝通能力，你會損失很多。如果不努力準備方案，我們的方案就很有可能不被認可。而書面形式的資料可以方便人們事後查詢，因此非常有必要製作書面資料。所謂方案，提交出來就是為了讓它通過。我們所提交的書面資料分為兩種，口頭方案和書面方案。而這本書作者主要以書面資料進行說明。

書面資料可以解決的問題

1、有利於理清自己的思路

一般情況下，那些聽起來讓人覺得容易理解或已經理解、但卻難以整理成書面資料的提案，往往存在矛盾或含糊的地方，把自己想表達的東西總結成書面資料並不只是單純的整理材料，這個過程可以讓自己的思路更加清晰，及時解決其中存在的矛盾，幫助我們正確看待整個方案。寫出書面說明之前就是一個反覆思考、鍛煉大腦的過程。

2、可以讓演講者言之有物

人們普遍把語言表達能力視為「演講能力」和「交流能力」 但其實不然。 我們在很多場合會在眾人面前發言，這時候大腦會產生空白，無法把心理的想法表達出來。「不善表達」是因為「自己原本就不知道應該講些什麼」。大腦里塞滿了各種信息，因為不了解哪些重要哪些不重要，所以沒能合理地總結資料。有時把不必要的信息作為參考信息，有時忘了把重要的信息放入參考信息。也就是說，我們要搞清楚自己到底打算向他人傳達什麼內容。

書面溝通能力的2個條件

1、能對事物進行合理思考

2、向對方進行妥當表達

邏輯思考能力

我們要注意邏輯性是為了讓「任何人」都能聽懂並接受我們的方案。假如對方與我們有着相似的境遇或經驗，由於對方和我們的思考方式、知識水平相近，我們無需費力解說就能順利傳達自己的主張。然而，假如對方和我們是第一次見面，抑或文化背景與我們大不相同、與我們持相反意見，要是不注意講話的邏輯，對方就很可能聽不懂我們的方案。因此，要想獲得對方的理解，就必須把自己想說的話按照邏輯組織起來。

組織邏輯的兩種方法

1、縱向邏輯

縱向邏輯是指任何人都能一眼看懂的因果關係。「因為A，所以B」，「因為B，所以C」，無論是誰都能看懂這種邏輯關係。

2、橫向邏輯

橫向邏輯是指任何人都能看懂的總分關係，沒有遺漏和重複。「A包括B和C」（即MECE分析法）

對方不理解的兩種情況

1、「真是這樣嗎？」

當對方質疑「真是這樣的嗎」的時候，說明我們在講話中沒有把縱向邏輯組織起來或組織得不夠好，也就是說，因果關係比較薄弱。縱向邏輯的理想狀態是，當對方要求你仔細解釋我們的縱向邏輯時，我們能回答出來。因此，我們的邏輯好不好取決於對方是否理解。

2、「僅僅如此嗎？」

對方質疑「只是這樣嗎」的時候，說明我們在講話中沒有把橫向邏輯組織起來或組織得不夠好，也就是說，我們未能合理把握整體思路，出現了遺漏和重複。橫向邏輯的理想狀態是「覆蓋範圍廣、分類細緻」。要想達到這一狀態，我們需要鍛煉自己的大腦。邏輯合理與否是由對方判斷的，不要過於相信自己的邏輯。

建立縱向聯繫

解決以下三個因素，就不會再有人質疑「真是這樣嗎？」也就是導致縱向邏輯薄弱的三個主要原因：

1、前提條件不同

說話者在講話的時候雖然口頭只講了「因為A，所以B」實際上腦海里已經在A背後存在A』、A"等若干個隱性前提。

比如說，某學生在求職面試中自我介紹道：「因為我的專業是管理學，我認為自己已經掌握了諮詢方面的技巧。」該學生想當然地認為，他在管理學中學到的知識與諮詢業務所需要的技能相同。然而面試官卻可能會質疑：「真的是這樣嗎？」如果一直按照這種方式講話，對方當然無法理解我們的意思。

若要做到有邏輯地講話，首先我們應從質疑自己的前提條件開始。人們的腦海里往往存在着各種「隱性前提」。要想把這些隱性前提逐一找出來，最簡單的方法是多聽其他人講話。在這裡，其他人是指與自己的前提條件不同的人，換言之，就是與自己的經歷、價值觀等截然不同的人。

2、把不同性質的東西混為一談

說話者指出：「因為A，所以B」，但是實際上，A的範圍裡面已經摻雜了A1、A2、A3等不同性質的東西。

比如說，有的應屆生在求職面試時被問到為何想在外資企業工作。該應屆生答道：「因為外資企業強調的是實力而非資歷。」面試官聽到後的反應卻是：「真的嗎？」外資企業涵蓋的範圍太廣了，不是所有的外資企業都特別強調實力至上，因此面試官才會覺得彆扭。

為了能夠有邏輯的講話，我們應該學會反省自己的言論，不要把不同性質的東西混為一談。特別是我們講到自己不是特別熟悉的領域。

3、偶然的必然化

說話者指出：「因為A，所以B」，可是，A和B之間的因果關係太過跳躍，聽話者可能會認為這只是一個偶然事件。

比如說，製造商的銷售人員對某零售店的管理人員說：「如果貴店把我們公司的產品擺在貨架上，肯定會賣得很好。」該銷售人員理所當然地以為，但凡手頭有足夠錢的顧客，只要進店看到他們公司的產品，就會產生興趣，然後拿到手上研究用法，繼而決定購買。可是事實上這一系列現象不一定會發生。很有可能其因果關係會在某個環節斷掉，因此，銷售人員所謂的「肯定會賣得好」在零售店管理人員看來卻覺得有待考慮，我們應當從頭到尾的思考哪些因素可能會破壞因果關係。

建立橫向邏輯

合理的橫向邏輯是指合理定義整體，沒有遺漏和重複（MECE）。由於現實世界相當複雜，人們對事物的看法各有不同，所以首先應注意說話者與聽話者的「語言的層次感」是否一致。為把說話者與聽話者的語言層次歸到同一平面，應考慮如下兩點：

（1）確認對方是以何種身份立場思考問題的。 （2）確認對方設想的是何種場景。

使用框架

所謂架構，是指「思考事物時的框架」。比如說，「A、B、C構成一個整體」，其「框架」就是「整體＝A+B+C」。再比如：5P營銷理論、3C戰略三角模型等等。要想避免被他人質疑「僅僅如此嗎」，我們應該做到站在合理的立場和角度，從合理的切入點出發把握整體，根據具體情況採用合適的架構。

避免遺漏

作者認為「發揮六維度的想象力」，可以避免遺漏。我們日常是在三維的世界活動。可是，除了眼前可見的三維世界，實際上還存在着一個看不見的三維世界。看不見的三維世界中，時間的流動是一個維度，在我們看不見的地方所發生的信息、電力、交易等物質的流動又是一個維度，還有一個維度是人們的心情和習慣 。我們不要僅依賴現有的框架。重要的是，我們要動腦思考，自己勾勒出嶄新的架構，把握全局，避免遺漏。

消除重複

檢查自己的框架中是否有重複的項目。避免遺漏之後，最後剩下的工序是消除重複。如果是複雜的概念，可以利用「MECE模型」進行查重。 只要我們做到把語言層次歸到同一平面，正確預想整體結構，消除重複，就能製作出完美的橫向邏輯。

驗證假說能力回答疑問

有時，即使我們做出了有邏輯的說明，對方仍然表示無法接受。明明我們已經盡力避免對方質疑「真是這樣的嗎」和「僅僅如此嗎」，怎麼對方還是不肯認同我們的方案？在商務場合中，最重要的是要說服對方、使其從心底感到理解並願意付諸行動。邏輯思考是基礎的能力，而非目的。我們必須有目的地羅列理由、闡述主張。倘若沒有回答對方的疑問，即使再努力解釋對方沒問過的問題，對方最終還是不會認同。那麼，我們應如何去做，才能提前猜想到對方的疑問呢？

回答對方疑問需要兩步

1、知道對方的疑問

2、回答對方的疑問

1個步驟是為了探知對方的疑問，即「提出論點」。第2個步驟是針對對方可能提出的疑問，提前準備好客觀的答案，即「驗證假說」。所謂「驗證假說」，是指「查明論點，然後推測出可能的答案，最後找到客觀證據來證明自己的答案」。

假說驗證5個步驟

1、理解目的

弄清雙方的交流目的，在此基礎上了解對方的最終需求，這是驗證假說的起點。

a.確認「討論立場」（要求對方做判斷）

討論的立場不同，溝通方法就不同，溝通方法包括「逼迫型」和「引導型」這兩種。商務交流中往往需要採用「逼迫型」溝通法，要求對方對某事做出某項判斷。當你需要對方對某事做出某項判斷時，請在提交方案時把具體要求作為結束語。

b.理解「對方要求」

要做到理解對方的要求，必須學會傾聽。要想提高提案能力，不僅應該強化邏輯思考能力，還應注重感性思維，時刻關注對方的心理。

2、把握論點

縱使我們已經了解了對話的目的和對方的需求，假如不能把握談話的要點，就有可能在講話中遺漏某項對方很想知道的內容。簡而言之，論點就是「影響到對方最終判斷結果的判斷項目。」

偏離論點的四種類型：

a.沒能明確講話的立場。 b.錯誤理解對方的要求。 c.未能找出對方所需判斷的具體項目。 d.重複對方早已知曉的答案。

避免論點偏離的具體對策：

a.理解目的。 b.磨鍊構建橫向邏輯的能力。 c.了解對方的知識及經驗水平。當自己的論點與對方不一致時，應找出原因，並採取相應的措施。

構建假說

即使已經把握了談話的要點，如果不假設一個答案，那你仍有可能會平白耗費太多的時間。假說歸根結底是指針對論點做出的假設性回答。沒有論點就沒有假說。假說不是沒有根據的瞎猜，是根據有限的信息做出的假設性回答。由於假說缺乏客觀事實根據，因此和答案不同。

構建假說三步驟：

a.牢記論點。 b.時刻想着答案是什麼。 c.廣泛閱覽大量信息 。只要熟練掌握橫向邏輯和縱向邏輯，就能擴大假說範圍，提高假說的準確度。

實施驗證

既然已經假設了一個答案，接着我們就需要收集客觀證據以驗證答案的真偽。驗證沒有明確的盡頭，有時辛苦調查分析之後卻只能推斷出看似理所當然的答案。儘管驗證很難，但一旦成功進行了驗證，就能中止爭論、推進課題。

驗證結果當中有80%證明了理所當然的答案，20%促成了新的發現。在驗證過程中，應當有意識地添加確鑿的事實根據。最具說服力的信息應當是「定量信息、一手信息、第三方信息」三劍合一。

提取啟發

所謂「提取啟發」，簡而言之，是指「把自己想說的內容總結為結論」。提取啟發的三個要點：

a.正理解目的和論點

b..把握論點的核心

c.不要設計無法驗證的方案

會議設計能力的總結技巧

在日常工作中，我們會開很多會議，但是往往都是枯燥乏味的。那麼會議為什麼會無聊呢？一言以蔽之，是因為會議設計得不好。其實某種程度上會議和派對、集會相似。如果設計的非常糟糕，只會給大家留下很壞的印象。如果氣氛不熱烈就不會取得好的成果。有4種原因導致我們無法設計出氣氛熱烈的會議。

會議氣氛不熱烈4種原因

缺乏「自己正在開會」的意識

參加會議時不要毫無主題地隨便講話，而應提前確定會議的目的是要做出決策還是互通信息等，這點相當重要。

區分議題和論點

我們必須充分認識到「議題」與「論點」的不同，不僅應當提前準備好議題，還應提前提煉出論點，這樣才不會導致會議冷場。

區分整體和部分

把「整體方案」和「本次方案」混為一談。如果是簡單的方案，只要稍微講講就能讓對方理解，然而生意場上的方案往往沒有那麼簡單。「整體方案」是指整體上要表達什麼，「本次方案」是指今天這場會議要表達什麼，兩者不可混為一談。

商談的時間極為有限，對方的理解能力也各不相同，在這種情況下提交方案，應當在充分意識到整體方案的基礎上，從雙方都能接受的地方着眼，認真設計本次會議的內容，每次會議都力圖成功提交自己的小方案。由此可見，精準設計各場會議小方案的內容是成功提交大方案的一個重要前提。

順着對方的邏輯解說

我們的邏輯不但要讓自己能夠理解，還要讓對方能夠理解，這正是避免會議因不被理解而冷場的有效手段。

設計會議的兩因素

着陸點

對於區分議題和論點、整體和部分、自己開會的意識，我們應當注意會議的着陸點，把握整體方案的流程的同時確定好本次方案的進展程度。搞清會議的「定位」與「輸入/輸出」（是否有新鮮感、前進感、是否過於急躁）。

三種視角決定會議定位：

a.驗證假說的視角

b.溝通的視角

c.解決問題的視角

如果我們無視會議的具體定位，即使拖拖拉拉地展開漫長的討論，也不會總結出什麼有效的內容。

着陸形式

針對順着對方邏輯解說這一點，我們應該注意會議的着陸形式，，提前確認參會者的級別、特徵、人數等，根據這些信息設計好會議的形式。所謂着陸形式，是指「把會議設計成怎樣的風格（形式）」，也就是說，「為會議添加怎樣的元素」。 迎合對方的風格，順着對方的理解方式及思考模式設計出來的方案更容易獲得對方的理解。

把握對方風格的三種視角

1、是「閱讀者」還是「傾聽者」？

2、是「全局縱觀派」還是「連鎖把握派」？

3、是「自上而下派」還是「自下而上派」？

製作商務文本的步驟

商務文本是我們準確傳達思想、有效說服對方的重要工具，甚至可以說是我們的「武器」。

製作商務文本的5個步驟

1、文字信息要簡單明了

文字信息是指我們在幻燈片上羅列的「最想傳達給對方的內容」。即使讀者不通讀全文，只要按照順序翻看每頁的文字信息，就能了解整個商務文本到底在講什麼。文字信息通常被稱為開頭句，開頭句大約有三行，一般寫在每頁紙（幻燈片）的最上方。如果還有需要特意強調的內容，可以在紙的最下方寫一到兩行總結句。當然，不是每張幻燈片都得有總結句。幻燈片上添加的文字信息主要包括三種內容：說明、「事實、啟發。

a.說明

用於介紹「這是什麼」的文字信息。

b.事實

用於介紹「具體內容」的文字信息。

c.啟發

用於提示的「意義」。

文字排列的方式

如果開頭句的內容是「說明」，那麼總結句的內容就該是「事實」或「啟發」；如果開頭句的內容是「事實」，那麼收尾句的內容就該是「啟發」；如果開頭句的內容是「啟發」，那麼總結句一般就什麼都不寫在多張幻燈片上也同樣採取這種排列方式。

如何書寫文字信息

a.簡潔表述

b.統一詞彙

c.照顧對方情緒

把文字信息製成圖表

我們應當用簡單易懂的圖表儘可能多地表達我們想說的內容。可以把圖表分為「內容」與「排版」這兩個概念。

a.內容：插圖、統計圖、文本三種。 b.排版：關聯圖、流程圖、樹狀圖、表格4種。

要把圖表製作得簡單易懂，還需從三個方面着手修飾。

a.儘量使用圖形。 b.設計合適的標題。 c.在重點部分加以標識。

明確自己所要傳達的信息，在此基礎上選擇符合事實根據的圖表內容和符合邏輯的圖表排版，然後組裝製成圖表。

配置幻燈片

幻燈片是指構成商務文本的數個頁面，由文字信息和圖表組合而成。

製作幻燈片時需注意兩點：

1、幻燈片的上方必須添加文字信息（開頭句）

2、文字信息和圖表應相呼應

提高完成度的三個技巧：

1、符合閱讀習慣

2、最大程度的利用紙張

3、整齊排列

完成資料包

所謂資料包，是將數張幻燈片進行排列組合，構成一個完整的「故事」。讓對方理解我們的內容要注意的三點：

1、必須包含啟發

2、迎合對方邏輯

3、區分使用三個切入點

「操作視點」（數據分析、採訪、商品分析、公司內部意見、顧客反饋意見等）「項目視點（市場、競爭、己方公司、戰略、流程、機構、IT等）「論點視點」（新業務的可行性、強化產品研發、重新審視銷售體系等）

整合資料群

所謂資料群，是指「為某個會議製作而成的最終版的資料群」。從語義上來看，似乎也可以把它稱為「資料」。然而資料群除了「資料」以外，還包括「問答卡」、「論點清單」、「參考數據」等圍繞會議目的而準備的所有資料包。

8個資料包：

1、摘要（高度凝縮的提案內容）

2、前提（會議的背景和目的）

3、全景（論點及驗證任務的整體情況）

4、內容（關於本次會議議題的說明、事實以及啟發）

5、論點清單（討論事項）

6、問答卡（答題用紙）

7、日程安排（行動項目）

8、參考數據（幻燈片）

希望我們都能夠掌握完美提交一份方案的能力，在工作中不斷提出更優秀、更獨特的想法，在職場上不斷獲得更大的成功。