如何把話說清楚-讀書筆記
本書作者齋藤孝，明治大學教授，溝通術專家，畢業於東京大學，曾任慶應義塾大學講師，現為明治大學文學院教授，專業方向為溝通論和教育學。他十幾年來隨身攜帶秒表，一旦在公眾場合說話，便用秒表記錄時間，提示自己要儘量簡潔、準確、清晰地表達。就是用這種看起來不可思議的方式，在日本掀起了溝通術學習的熱潮。著有多部與人際溝通相關的作品，風靡全日本。
本書講清一件事：1分鐘時間內，簡單、準確、生動地表達。職場上我們都知道應該「說清楚」，但是怎樣才算是清晰的表達？怎樣在每天的生活中就訓練自己說清楚的能力？在不同場景下，應該用什麼相應的方式去說清楚？
這本書就是一個針對職場人的「自我表達訓練教室」，共為讀者設置了47個學習項目，講清了具體的提示和訓練菜單，平均3-5分鐘就能讀完一條。書中除了拿來就用的說話技巧，還告訴讀者交流背後的本質邏輯——說話之道，讓你從此舉一反三，成為說話高手。
如何把話「說清楚」
我們知道，在職場中溝通能力是很重要的，生命的本質就是時間。每個人都希望利用有限的時間把一件事情講清楚，做更有價值的事情，但是很多人卻無法做到這一點。
比如，開會時，主持會議的人說了半天都不能把事情講清楚，那麼開會的時間必定會無意義地延長。問題報告也是一樣，如果下屬說明問題時思路不清晰，上司就始終無法掌握事態全貌，自然也就找不到解決問題的辦法了。
為什麼會出現這種情況呢？作者認為，這是因為我們沒有掌握說明力。要知道，說明方面能力低下的人，會不斷地剝奪身邊人的時間。反之，說明力強的人，則能夠高效地處理信息，絕不浪費周圍人的時間。
簡單來說，說明力就是通過清晰地表達來告訴別人你要做什麼，而不是囉囉嗦嗦半天不知道要幹什麼。作者在書中還說，一個人有沒有說明力可以展現出一個人的才智。為什麼這麼說呢？
大多數理解能力強的人，都可以一邊吸收信息，一邊在頭腦中排列出一個方便他人理解的說明順序。但如果讓一個理解力匱乏的人去做說明，聽的人會覺得他講話雲山霧罩，搞不懂到底在說什麼，從而陷入不安情緒中，還會產生「或許他對這件事很熟悉，但是智商可能還不太夠吧」的印象。
所以，掌握說明力可以說是每個人都需要的技能。那麼如何提升自己的說明力呢？簡單來說，所謂說明力是由以下三個要素組成：①時間感知力；②概括力；③例舉力。
時間感知力
掌握時間感知力就是養成從時間角度管理髮言的習慣。很多人表達一件事情的時候，會囉囉嗦嗦一推。並不清楚自己一分鐘之內能講多少話。所以，通過實際體驗去理解時間感是十分重要的。
那麼如何提升時間感知力呢？你可以分別以五秒、十五秒、一分鐘為限進行說明陳述，每周練習一次。大約五次之後，能對既定時間內可以講出多少內容有一個大致感覺了。
想要在既定時間內傳達更多的意思，就必定要精簡掉一些無意義的詞，比如「嗯」「那個」等，這樣一來，說話時就會更加乾脆利落。只是做到這一點，就已經能給人留下擅長說明的印象了。
如果你能把時間感知力鍛煉得足夠敏銳，就可以主動要求做一分鐘的最後陳述，接着在一分鐘之內，以一段條理清晰、內容豐富的完美表達收尾，給全場留下良好印象。
概括力
什麼是概括力？一個概括力強的人往往能迅速、準確地把握事物本質。概括力強的人可以直達目標，先概括要點，再具體說明，這樣就能使聽的人對接下來的內容走向有心理準備，從而坦然地放心聆聽。
所以概括力強的人，能夠先直擊本質，明確要點，再以乾脆利落的語句和簡潔的結構，在最短的時間內完成講述，這就是出色的說明。我們要抓住一件事的核心要點在哪裡？對方最感興趣的部分是什麼？把握好這兩個關鍵點，才是讓說明更易懂的根本所在。
例舉力
所謂例舉，作者將其定義為把一個不容易直接說清楚的東西，解釋得讓人大致能懂的說明技術。比如，以「禪思想」為例。東西方文化背景不同，要讓西方人明白「禪」這種冷靜、頓悟的狀態，難度極高。所以在解釋時，可以舉一些其他的例子，告訴對方「例如……也是一種禪」，就能簡潔快速地令對方大致明白「禪」的意思。
比如，美國著名籃球運動員邁克爾·喬丹的教練菲爾·傑克也對禪思想有一定了解。喬丹在芝加哥公牛隊效力時曾經兩次獲三連冠，他提到，菲爾常會在休息室講禪，並說：「邁克爾·喬丹就是禪學高手。」菲爾是以籃球比賽為例來講解的。兩隊相差一分，最後五秒鐘時喬丹接到傳球，倘若投不中，公牛隊就會輸掉比賽。這種情況下普通人都會慌張起來，而喬丹的內心保持着冷靜沉穩，這種素養就是禪的體現，喬丹已經是位禪學高手了。
這個時候大家就會恍然大悟，哦，原來這就是禪。例舉能力優秀的人絕不會讓說明太過冗長，而是僅用一個例子就能徹底說清楚一件事。尤其是在說明較為抽象、很難概括的複雜事物時，與其花費大量精力細緻入微地解釋，不如用同等精力找一個好例子，這樣更省時間，也更容易獲得對方的理解與認同。
掌握「把話說清楚」的基本套路
作者在書中提到，一段優秀的說明是有其基本結構的，只要有意識地按照這種結構組織內容，就能水到渠成地產生良好效果。經過足夠的刻意練習之後，我們對結構的掌握會越來越熟練。那麼把話說清楚的基本套路有哪些呢？
基本結構
「關於……這件事，用一句話來概括就是……」；「具體來說……」然後詳細列出要點，記住最多三條。接着用舉例，案例或者個人經驗進行補充說明。「比如……「，最後用「總之……」來進行總結就可以了。
最開始使用這個框架做說明練習時，一定要對說明的長度心中有數。要習慣使用秒表，時常檢查自己的一段說明究竟花費了多少時間。作者建議先將時間控制在一分鐘之內，因為這是最為簡練、最能讓聽的人覺得「總結得真到位」的說明長度。
選出關鍵詞
最開始使用這個框架做說明練習時，一定要對說明的長度心中有數。要習慣使用秒表，時常檢查自己的一段說明究竟花費了多少時間。我建議先將時間控制在一分鐘之內，因為這是最為簡練、最能讓聽的人覺得「總結得真到位」的說明長度。
標記重點時，除了注意重要段落和語句之外，還要注意數字。數字可以說是說明的好幫手。在進行概括時加入一些具體數字，如下降了百分之幾、增長了幾倍等，能讓說明顯得更具真實性，增強說服力。
作者推薦了一種方法：找一則報紙上的新聞報道，很重要的部分用紅色，比較重要的部分用藍色，並不重要但特別有趣的內容用綠色。如果遇到比較糾結的內容，無法確定應該使用哪種顏色，那就隨意選一種也沒有關係，再從標記好的內容中選出若干個關鍵詞，最後串聯起來做一個一分鐘的說明練習。注意，選擇關鍵詞時一定要選固有名詞、術語或數字。
打動對方的情緒
不同人會有不同的關注點和興趣點。所以，只有不斷琢磨如何打動對方情緒，才能得到那句優秀的宣傳語。
我們應該站在和單純傳達內容所不同的角度去思考問題，用鮮明強烈的表現來創造意外感，以此引發人們的興趣。不能只把關注點聚焦於對內容的概括，而應該更加重視對方的情緒。而且總結要點的時候只說三條就夠了。
比如，作者曾跟一位律師合著過一本主題為「哈佛大學談判術」的書。這套談判術原本有七大要點。或許因為律師早已習慣了多要點記憶，所以並不覺得多。但普通人其實是不容易全部記住的。如果把這些內容統統解說一遍，讀者們將難以學習並運用在生活中。於是，作者從七大要點中挑選出了最重要、最便於使用的三條，跟合著人商量之後，決定在書中僅對這三條進行解說。最後出版時，「哈佛大學談判術」被總結為三大要點：利益、選擇、最佳替代方案。
「利益」，即在談判過程中，努力發掘能令雙方利益達到最大化的方法，並重視彼此的磨合磋商。例如：「或許這個方案也是可行的」「這樣做，或許能從次要方面帶來收益」「我方能夠提供的利益有如下這些」等。
「選擇」，指的是談判前不只準備一種方案，而是有多個備選，再通過對這些方案的靈活組合，摸索出能讓雙方達成一致的辦法。
「最佳替代方案」，指的是務必要有另一個保底的談判對象，以應對當前談判完全無法推進，甚至徹底崩盤的情況。也就是說，眼前談崩了，還有下一手，帶着這樣的準備進行談判，壓力會小很多，也可不必勉強自己被迫接受一些不合理的要求。
作者提煉出這三點以後，把它們命名為「簡單談判術」。
善用比較法
比較法可以瞬間把事情說清楚。選定一個主題，對兩件事物進行比較說明，能夠使人非常直觀地記住二者的異同。想去介紹A，其實不必深入挖掘A的特點，只要搬來B做對比即可。這種對比產生的區別能更快地被理解。
比如，「十年前是……五年前是……如今則是……」使用比較法進行說明時，有兩種模式非常有效。第一種模式是：乍看相似，其實並不相同。第二種模式是：乍看完全不同，其實非常相似。兩種模式相結合，你幾乎能把任何事情都介紹清楚。
用疑問句輔助說明
在進行說明時，提一個好問題能瞬間激發興趣，將對方順利地帶入我們自己的講解之中。但要注意，不能過分去吊對方的胃口。拋出問題後，應該乾脆利落地回答這個問題，並快速進入說明的正軌。胃口吊得太久，聽的人會逐漸喪失興趣，並開始厭惡這種故意出題難為人的做法。
提問的作用是輔助說明，促使聽的人思考：「對啊，為什麼會這樣呢？我之前從沒想過這個問題。」所以緊接着就要報出答案，讓聽的人產生恍然大悟的感覺：「啊！原來如此。」不要為了提問而提問，而要塑造一個用「？」和「！」不斷為說明添加動力的可持續系統。
開口前要先弄清楚對方的需求
我們向別人說明一件事情之前，一定要清楚對方有什麼需求，只有這樣才能達到溝通的效果。要以察覺的心與對方交流，看他現在處於什麼樣的情況里，需要知道些什麼信息，這種能力對做好說明來說是至關重要的。
不明白對方的需求，不僅會解釋得拖拖拉拉，還會沉浸在我已經解釋過了的自我滿足感里，做了無用功卻不自知。因此，作者建議我們，沒說完一段以後都要停下來，確定對方是否理解我們說的是什麼。如果對方不清楚，那麼我們就要反思自己的說話方式。
這本書比較簡單，在書的最後一章中，作者還介紹了一些幫助我們提升說明力的日常訓練，大家也可以通過訓練來提升自己的說明能力。總而言之，學說話，是一直要做的事；說清楚，是其中的必修課。
